利用OA系统进行档案管理原来这么简单?(档案oa系统是什么)

利用OA系统进行档案管理原来这么简单?(档案oa系统是什么)

相信做过档案管理员的人都有这样的体验,每天需要整理大量的企业档案资料,编号、登记、归档、整理。这些看似简单的工作实际需要用大量的时间来完成,可能经常一抬头就发现隔壁桌的同事已经下班走了。而且企业的档案资料需要确保其完整性和安全性,稍有不小心可能会资料丢失,造成无法弥补的损失。

档案工作的繁琐,需要大量人力来完成。如何才能实现更为简单的档案管理,降低企业的运营成本呢?通达创新利用OA系统通过电子化的分类存储、无纸化的借阅操作,降低档案管理的“繁琐”度,提高效率。

利用OA系统进行档案管理原来这么简单?(档案oa系统是什么)

1、档案资料电子化存储

OA系统的电子档案管理平台,可以实现卷库、案卷、文件管理的全程电子化。通过电子化的信息录入,可以随时进行卷库、案卷、文件的线上上传、编辑、查看、删除,不受时间和地域限制,并且该操作支持批量完成。在进行新建时,可详细列明名称、编号、保管期限、所属案卷/卷库、组卷年度,并且可以通过附件上传封面及相关资料。

利用OA系统进行档案管理原来这么简单?(档案oa系统是什么)

文件组卷。文件组卷时,选中所需组卷的文件,即可批量性的将选中文件组卷至相应案卷中。选择案卷时,可直接查看该案卷的基本信息,防止组卷错误。

案卷封/拆卷。组合起来的案卷也可进行拆卷操作,以方便对文件进行重新组合。对于整理好的案卷,可将其封卷,避免误拆风险。

权限管理。企业的档案基本上都存储着需要保密的文件,为了保证其安全性,需要对其进行权限的设置。在系统内,针对特定的卷库、案卷、文件,都可进行借阅范围的设置,权限可详细到个人,防止隐私泄露,进一步提升档案的安全性。

2、档案轻松管理,管理日志留痕迹

随着企业的进一步发展,存储在系统内的档案可能会失去价值,需要进行销毁,

然而,在销毁中总是会遇到销毁痕迹无迹可寻的问题,还可能会遇到误销案卷无法恢复的问题,给档案工作带来极大的麻烦。

在电子档案管理平台内,就可以轻松解决这一问题,档案的所有操作日志都可以在系统中查询到,责任可以落实到人;如果档案被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时,可查看该案卷基本情况,并进行鉴定意见的书写,系统自动汇成鉴定日志。确保重要案卷不丢失、不损害,管理方便。

3、电子化借阅流程

档案具有高隐私性,借阅管理需要非常谨慎,发生丢失或损害,也能第一时间找到责任人。

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通过流程化运转,有借阅需求可直接进行线上申请,写明借阅的时间及归还时间,相关负责人可通过“借阅审批”列表进行审批。通过“我的借阅”可查看审批情况及过往借阅记录;通过借阅记录则可以查看全部人员的借阅情况及归还情况。除此之外,借阅信息也将自动记入“日志”中方便统一管理。

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繁琐,不应该是档案工作的代名词。通电子化信息录入、全方位“日志”跟踪、便捷权限管理、无纸化借阅申请,将繁琐化为精细,让档案管理更简单。

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