数字化会议管理系统

一、概述
随着信息技术在各行各业的持续深入应用,会议管理进行数字化转型和升级已是必然趋势。宇凡数字化会议管理系统,实现了会议活动管理全程数字化,针对会议展开的所有相关流程都能够轻松应对,让您“会开会、开有效的会”!
二、特色
1、会议全生命周期管理,高效低碳
宇凡数字化会议系统通过议题审核、会前准备、会议通知及回执、会议签到及请假、决议落实等全过程会议管理,实现会前、会中、会后的全方位、全生命周期无纸化会议管理,精简办会流程,促进人员沟通与协作,推动会后事项快速落实,提高开会效率、提升会议价值。
2、信息系统集成,便利安全
系统包括会议议题选用、会议审批流转、会议纪要的推送以及会议决议转督办任务等,提升用户的体验感。在安全性方面,系统综合先进的通讯技术、加解密技术、数据管理技术,为数据传输、信息同步、系统运行保驾护航,确保会议文件、资料发放安全、不泄密。
3、采用模块化设计,随需定制
系统采用模块化设计,既适合大型会议管理,也适合中小型会议管理。系统的模块不仅能做到有机结合,产生协同,还能通过模块的组合配置,灵活创建不同功能的产品,实现更多个性化服务,适配用户的定制化需求。
4、支持独立部署,管理轻松
系统支持独立部署,能满足用户对数据安全、部署环境、内部流程等方面的需求,在部署成功后还会定期安排维护和升级,确保运行安全稳定,杜绝信息安全隐患。为方便外出工作人员可随时远程处理会议事宜,系统支持电脑、手机、ipad等移动端部署;为帮助用户可以流畅掌控和自在切换操作平台,提升体验感,系统支持windows、IOS、Android跨系统平台交互应用。
三、功能
1、图形化展示会议室座位图
系统使用图形化展示会议室座位图,结合会议的规模和排位样式,不同使用场景多样化处理,实现智能排座管理。参会人员通过系统就能自动获取自己的座位示意图,无需引导,自主入座,全面节省会场时间。
 

数字化会议管理系统

2、完整的会议议题及会议申请审批流程
在系统中了解会议室使用情况和领导日程,快速安排会议,然后用流程将会议内容上报审批,通知参会人。用一条流程就能完成会议议题及会议审核、通知,简化会前准备过程。
 

数字化会议管理系统

3、智能排座与会议通知提醒

根据会议名单,系统实现线上智能排座。每个会议室的座位布局可以在系统中同步显示,会议组织人员可以根据需要快速安排座位,防止重复安排、漏排问题。

发起会议通知时系统自动检查参会人日程、会议室的占用等会务资源信息,当数字化会议管理系统重叠时系统自动提醒。

所有与会材料都已经通过通知下发,参会人可以根据需要自行打印,不仅可以帮助参会人提前了解会议情况,还能节省会议成本。

 

 

 

4、会议大屏:座位看板与扫描签到

借助云科研app将会议签到搬到线上,直接扫码在线签到,出席情况一目了然

 

数字化会议管理系统

 

5、会议投票

 

通过系统发起议题投票流程,记录决议投票表决情况,遵循少数服从多数的原则,支持不记名投票表决,清晰记录议题决策事项名称、列席人、决策流程、表决情况以及会议决议等信息,以及听取意见、议题材料等文件内容。

 

数字化会议管理系统

6、会后跟踪
提交会议纪要,将重要的会议目标通过任务管理功能将会议任务快速交付责任人,执行情况全程反馈促进会议结果落实。
会议过程形成的会议纪要、决议等重要文件,在线签署、电子签名等操作。

数字化会议管理系统

 

四、价值
1. 标准化会议管理:使会议管理规范化,彻底改变以往线下会议管理事项无标准、不规范的现象。
2. 实现会议管理全程电子化:实现会议材料和会议成果的完全电子化,节约会议耗材成本的同时,确保会务事项可控、可查。
3. 实现有效的会议沟通:通过电子化的会议通知和参会反馈,降低了会议事务的沟通成本,彻底解决在通知过程中存在多人多次、反复确认等问题。
4. 提升会议成果的可利用性:通过会议计划,可以快速查询与该议题相关的通知、反馈、纪要等信息。

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