案例 – 记录和管理知识产权台账，用 SeaTable 表格很方便
台账是为企业为了加强某方面的管理，更加详细地了解信息而设置的一种账簿。知识产权台账也同样如此，知识产权专员可把企业的商标、专利、著作权等重要的知识产权，记录到一个电子表格中，全面集中管理。而用 SeaTable 表格来管理则更加方便，它作为新型的协同表格和信息管理工具，功能丰富，用它就可以快捷地搭建知识产权管理台账，比专门的软件系统更简单灵活，谁都可以上手使用。轻松实现知识产权管理工作信息化，申请流程线上化，台账数据可视化，让台账记录可预警，可追溯，有迹可循，让工作更规范和高效。
知识产权台账表
下面就以一个知识产权台账管理表为例，来分享我是怎么使用的。当然，案例仅是作为思路和技巧分享，在实际工作中，大家可以灵活使用。主要包括以下内容：
- 用表格的不同子表分类集中管理知识产权台账
- 通过设置“提醒规则”、“自动化规则”实现台账自动预警通知
- 用“数据收集表”轻松实现知识产权线上申请和自动汇总
- 通过统计功能对台账数据实时可视化分析
分别来看。
用不同子表分类集中管理知识产权台账
商标、专利、著作权等都属于企业的重要知识产权，但又属不同分类，所记录的字段信息不一致，所以在 SeaTable 中创建一个「知识产权台账管理表」后，增加了不同子表来分别记录。从左至右，前四个子表记录各分类台账，最后一个子表用于实现知识产权的线上申请和自动汇总。这样，用一个表格就把企业的知识产权都集中记录到一起了。
用子表来记录相关信息，这里分享几点：
一是如果需要导入数据，这个表格支持灵活的导入场景，如添加表格时选择直接导入、创建子表时直接导入、在已有子表中导入新数据等。但直接在 SeaTable 表格中来记录数据会更加方便。它也有完善的 Python API 可实现自定义数据处理流程；
二是在 SeaTable 表格中直接记录数据时，可以利用它丰富的列类型，把零散的信息资料都组织到一起，比如在「专利台账」中，就用到了单选、文件、日期（多格式）等列类型，非常方便。比如创建单选标签后，双击单元格就可以选择一个单选项；双击单元格就可以选择日期；文件列可上传多种类型电子文件并支持下载全部时自动命名。如下图：
列类型
三是当创建好一个子表后，再创建其他子表时，可通过复制子表并选择不复制记录，来为另一个子表快速创建列，后续再调整即可。如下图：
复制子表
通过“提醒规则”、“自动化规则”自动预警台账
当管理的台账记录越来越多，完全靠人工盯着知识产权有效期、重要记录变动等事项，很难保证及时性和高效化办公。这时用表格的自动化提醒功能，就能轻松对台账进行预警管理。比如：
通过设置“提醒规则”，对「商标台账」中每个商标的“有效期”进行监控，提前90天自动发送提醒通知给经办人，通知的消息还可以自定义 引用列的内容。演示如下：
提醒规则
通过设置“自动化规则”，对「知识产权申请表」中自动汇总的“加急”申请，在实时自动发送提醒的同时，还发送该申请的“申请编号”、“申请人”、“产权名称”到企业微信群。当然，它也有发送邮件、修改记录、锁定记录等自动操作。演示如下：
自动化规则
用“数据收集表”实现知识产权线上申请和自动汇总
在知识产权申请这个工作流程上，如果知识产权专员还是完全通过线下、工作群等去一对多的收集、汇总、整理，不仅容易出错，工作效率也会很低。而在这个台账表格中，通过在「知识产权申请表」上创建一个数据收集表，就可以轻松实现申请的规范化收集、自动汇总和整理。
在表格右上角的“表单”中，可以创建传统的表单和新型的数据收集表，它们都可以把收集的数据实时自动汇总到表格。
其中，数据收集表是表格界面，填写人打开共享链接或二维码后，可以按我们设置好的字段填写一行或多行数据，每个人只能查看、填写和修改自己的数据，所有人填写的数据实时自动保存和汇总，并进入到已设置好视图条件的各个表格视图里，收集人也就是表格管理员可以看到所有数据。
来看下操作，创建「知识产权申请表」，设置好需要申请人填写的字段并选择合适的数据类型，就可以进入“表单”去创建一个数据收集表了。比如：
- 申请编号：用了“自动序号”类型，可设置格式，可重置序列号。填写人增加行时就会自动显示出申请编号。
- 加急：用了“勾选”类型，对于要加急的申请，填写人勾选即可。
- 提交人、提交时间：分别用了“创建者”、“创建时间”，它们会自动记录增加行的用户昵称、系统时间。
- 反馈：用了“长文本”类型，并设置了只有管理员可编辑。用于辅助知识产权专员实时反馈，申请人可以随时查看。
创建数据收集表，演示如下：
数据收集表
通过“统计”对台账全盘数据分析实时可视化
对知识产权台账的多维度分析、报表统计等，可以通过表格的“统计”功能和“高级统计”插件来快速实现，图表类型丰富，设置非常简单，初次创建后，自动更新。可以随时打开查看。图表还可以导出。
统计：可创建统计表格、基础的统计图表，快速完成数据透视
统计
高级统计：一键添加插件，内置BI能力，统计图表类型丰富，可增加多个仪表盘，分类清晰，可视化一目了然
高级统计
总结
知识产权部门用一个 SeaTable 表格就轻松建立了台账系统，让企业的知识产权管理工作实现了从线下到线上，从散乱到集中，从无序到规范，分门别类，清晰可控，永久记录，可预警，可多维度统计分析，大大方便了公司知识产权的日常管理维护。
另外，在台账表格的权限管控方面，它也很细致，比如可设置子表的查看行、增加行、删除行、编辑行权限，可共享单个视图，可自定义共享；可对全部用户或共享用户设置是否可复制、导出、打印等权限，能满足知识产权专员、管理层、普通员工或临时协作人员的使用场景。对于不能共享又有查询需求的场景，它还提供了“数据查询”等外部应用。这些，大家都可以灵活去使用。
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